Tuesday , 29 July 2014
Breaking News >>>

Silahkan Gunakan MESIN PENCARIAN Dibawah ini untuk menemukan Tulisan yang Anda Cari....

Daftar jadi Kontributor Penulis
Home » Kumpulan Artikel Perpustakaan » Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan

Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan
Ilustrasi

Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan

Dunia Perpustakaan | Pengertian Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

  1. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  6. Sebagai alat pengingat
  7. Sebagai alat penyimpanan warkat
  8. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  9. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  10. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
  • Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  • Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  • Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  • Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  • Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  • Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

212 Total Views 1 Views Today

_____________________________

About Redaksi

Kirimkan Tulisan anda seputar Dunia Perpustakaan dalam bentuk Artikel, makalah, lowongan kerja pustakawan, seminar perpustakaan, dll ke email Redaksi : redaksi@duniaperpustakaan.com

One comment

  1. salam hangat dari perpustakaan umum kota surabaya

    Berdasarkan pengalaman kerja saya dulu di berbagai tempat memang filling bermanfaat ,tetapi sayangnya ada beberapa perusahaan yang yg membiarkan karyawan tdk memfile secara benar malah kesannya amburadul

    filling diperlukan bagi krywn baru untuk melihat bentuk surat/laporan ,krn tentulah tidak sama formatnya,biasanya krywn baru malu untuk bertanya sec detil.

    setiap saya masuk kantor baru yg saya perhatikan adalah fillingnya,dan berikutnya adalah membenahi filling dengan menghubungi beberapa karyawan disana ,mmg memakan waktu lama tapi saya pikir daripada nantinya kerjaan saya salah kan lebih baik di awal saya prepare dulu seperti contoh surat undangan,surat perintah,surat kerjasama,mou dll.

    dan setiap saya resign saya selalu tinggalkan kenangan filling saya kepada rekan2 baru agar mereka tidak kesulitan.

    akhir kata yuk filling kegiatan kita selama kita bekerja.

    evie
    surabaya

Leave a Reply

Your email address will not be published.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Tulisan Paling Banyak Dibaca Lainya:
Jambore Nasional II Masyarakat Perpustakaan & Informasi Indonesia

Barusan dapat...

Profile Pusat Dokumentasi Sastra HB Jassin Jakarta

Dokumentasi Sastra...

Kedai Buku Sinau: Konsep “Three in One”, Nyastra Sambil Ngopi

Tulisan ini...

Close