Dunia Perpustakaan | Tulisan Irman Siswadi berjudul “Ketersediaan Online Journals di Perpustakaan Perguruan Tinggi” ini sudah pernah dipublikasikan di Majalah Visi Pustaka Edisi : Vol. 10 No. 2 – Agustus 2008.
Namun sepertinya, isinya masih sesuai dengan keadaan sekarang ini, walaupun kita bersyukur, khusus di Indonesia, koleksi jurnal di perpustakaan perguruan tinggi semakin meningkat.
Namun sepertinya kalau untuk yang bahas bidang perpustakaan, sepertinya kata “prihatin” masih kita rasakan entah sampai kapan. Karena masih sulit sekali mendapatkan update tulisan jurnal ilmiah yang bahas bidang perpustakaan yang mengangkat isu-isu terkini.
Abstrak
Online journals merupakan publikasi elektronik dan versi digital dari jurnal tercetak. Saat ini online journals sudah menjadi salah satu jenis koleksi perpustakaan perguruan tinggi (PT). Beberapa perpustakaan PT menyediakan akses online journals.
Pengadaan online journals di perpustakaan PT memerlukan aspek pertimbangan seperti mempertimbangkan adanya kelebihan dan kekurangan online journals; unsur penilaian seperti kebutuhan pengguna, akses internet, fasilitas online journals, harga, sumber daya manusia.
Hal lainnya adalah tanggapan pustakawan dan pengguna pontensial (end-user) yang akan memanfaatkan online journals tersebut. Evaluasi akhir ini akan memutuskan apakah online journals tersebut layak untuk tersedia di perpustakaan atau tidak.
Setelah dianggap layak untuk diadakan, perpustakaan akan memilih salah satu online journals yang ditawarkan. Promosi adalah bagian akhir yang perlu dilakukan oleh perpustakaan. Berbagai cara promosi dapat dilaksanakan seperti menggunakan spanduk, website, brosur dan terakhir pelatihan information skills program.
Latar belakang
Saat ini sedang terjadi euphoria di kalangan pustakawan perguruan tinggi (PT). Pemicu dari situasi tersebut adalah berkaitan dengan maraknya pengembangan konsep perpustakaan berbasis digital. Istilah perpustakaan digital, digitalisasi, layanan digital berbasis online, seperti layanan virtual, layanan online dan lainnya sering menjadi bahan perdebatan di antara pustakawan khususnya pustakawan PT. Permasalahan tersebut sering menjadi tema sentral di berbagai seminar ataupun diskusi ilmiah di kalangan pustakawan, bahkan di beberapa milis pustakawan.
Beberapa ahli di bidang perpustakaan membahas dan menuangkan ide-ide tentang perpustakaan berbasis digital. Ada dinamika perubahan di dalamnya, ada kehidupan lain yang berbeda dari citra perpustakan selama ini. Berbagai aspek pembahasan bergulir dengan cepatnya dan salah satu yang berkembang dan menjadi bahan diskusi adalah tersedianya koleksi dalam bentuk online seperti online journals.
Online journals merupakan fenomena tersendiri di antara pesatnya perkembangan perpustakaan PT saat ini. Perpustakaan PT yang dahulu terbiasa dengan jurnal tercetak mulai mengalihkan perhatiannya ke jurnal elektronik. Beberapa perpustakaan seperti berpacu berusaha untuk menyediakan online journals sebagai salah satu jenis koleksi digital.
Sebagian lagi masih dalam tahap perencanaan untuk menyediakan online journals. Terkesan perpustakaan memaksakan untuk menyediakan online journals. Padahal tidak sedikit pemikiran dan biaya yang sudah dikeluarkan untuk itu.
Dibandingkan dengan jenis perpustakaan lainnya, perpustakaan PT tempat yang tepat untuk menyediakan online journals. Sudut pandang ini dapat dilihat dari kebutuhan informasi penggunanya. Pengguna perpustakaan PT dapat dikategorikan pengguna potensial online journals. Mereka adalah civa dan para peneliti di perguruan tinggi yang bersangkutan.
Selain itu dari segi kebutuhannya lebih jelas yaitu informasi terkini (current information) dalam bentuk hasil-hasil penelitian atau pendapat para ahli di bidangnya. Semuanya lebih banyak tersedia di jurnal-jurnal ilmiah. Cakupan online journals berisi berbagai subjek dalam bentuk artikel hasil penelitian dan juga pandangan para ahli. Banyak diantaranya dituliskan kembali di jurnal ilmiah yang kemudian artikelnya dialihbentukan menjadi artikel digital.
Artikel ini membahas lebih jauh proses mengadakan online journals ditinjau dari berbagai aspek. Selain itu apa yang harus dilakukan oleh perpustakaan setelah journals tersedia. Pembahasan berkaitan dengan online journals diharapkan dapat membantu pustakawan PT dalam memutuskan penyediaan online journals.
Online Journal
Reitz (2007) menggunakan istilah jurnal elektronik (electronic journals) untuk online journals. Dituliskannya bahwa jurnal elektronik sebagai versi digital dari jurnal tercetak, atau jurnal seperti dalam bentuk publikasi elektronik tanpa versi tercetaknya, tersedia melalui email, web atau akses internet.
Baik online journals maupun jurnal tercetak merupakan jurnal dalam cakupan terbitan berseri. Perbedaannya terletak pada media aksesnya yang mana jurnal tercetak dalam bentuk tercetak berbahan baku kertas dan dibaca langsung sedangkan online journals berupa jurnal dalam bentuk digital dan untuk membacanya perlu mengakses internet terlebih dahulu. Keduanya memiliki sumber informasi yang sama yaitu jurnal.
Untuk memberikan pengertian yang sama mengenai jurnal, berikut pengertian jurnal secara umum. Arms (2007) dalam bukunya Digital Libraries mendefinisikan jurnal sebagai terbitan berseri yang ditulis oleh para akademisi atau lembaga asosiasi. Jurnal memuat artikel penelitian asli yang ditandatangani oleh penulis artikel dan terdapat bibliografi di dalamnya.
Jurnal biasanya lebih bersifat ilmiah daripada majalah yang dapat diperoleh di toko buku atau kios dan artikel jurnal sebelum diterbitkan melalui tahap resensi atau pengujian terlebih dahulu oleh para ahli di bidangnya. Dari segi kandungan isi baik dalam jurnal tercetak maupun online journals adalah sama.
Jurnal sendiri memiliki fungsi penting dalam perkembangan ilmu. Perpustakaan sebagai lembaga yang mempunyai fungsi informasi dan penelitian, secara langsung menjadi matarantai proses perkembangan ilmu tersebut.
Seorang ilmuwan akan menyebarkan informasi atau ilmu yang dimilikinya kepada orang lain dengan artikel yang ditulis oleh ilmuwan tersebut. Dengan demikian ilmu yang selama terpendam dalam benak seorang ilmuwan akan terus menyebar.
Proses penyebaran ilmu melaui artikel jurnal merupakan salah satu mata rantai perkembangan ilmu. Jurnal sebagai media dimana artikel ditulis memberikan peranan yang besar.
Tahapan di atas sesuai dengan pendapat Rowland (2007) mengenai fungsi jurnal. Jurnal berfungsi sebagai sarana menyebarkan informasi (dissemination of information); pengawasan kualitas (quality control); arsip yang resmi sesuai peraturan (the canonical archive) dan mengenal penulisnya (recognition of authors).
Bahkan begitu dijaganya kualitas satu artikel, maka satu jurnal perlu melihat beberapa hal seperti kualitas yang tinggi melalui peer review (high quality through peer review); penulis yang dikenal melalui identitas jurnal yang kuat (author recognition through strong journal identities) dan juga sumber arsip yang dalam hal ini karya ilmiah (archival sources) (Hitchcock et al.,1998).
Betapa besar peran jurnal, sehingga menjadikan jurnal sebagai salah satu rujukan yang secara ilmiah dapat diuji keakuratannya.
Jurnal ilmiah selalu berkaitan erat dengan satu penelitian. Seorang penulis akan merujuk ke satu artikel jurnal yang tidak perlu lagi diragukan keakuratan isinya. Pengawasan terhadap isi satu artikel dilakukan oleh peer review.
Fungsi peer review adalah menganalisa kelayakan satu artikel untuk dapat dimuat dalan satu jurnal ilmiah. Emma mendefinikasi peer review sebagai suatu sistem yang berhubungan dengan suatu penelitian atau proposal penelitian yang diteliti oleh para ahli independen. Umumnya berkaitan dengan fungsi teknis dan sujektif disiplin satu ilmu.
Pentingnya peer review diungkapkan oleh Wells berdasarkan pendapat Brown yang menyatakan bahwa jurnal merupakan “alat pembuktian penelitian melalui peer review, menyediakan validasi melalui sistem rujukan”. Semakin jelas bahwa satu artikel yang diterbitkan pada satu jurnal ilmiah telah melalui tahapan penyaringan dan tahapan itu membuktikan artikel tersebut ilmiah dan layak untuk dikutip.
Meskipun sama-sama sebagai jurnal, jurnal tercetak maupun online journals memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Keduanya dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan apabila hendak menetapkan pengadaan kedua jenis jurnal. Brown sebagaimana dikuti oleh Wells, menuliskan beberapa kelebihan jurnal tercetak, seperti;
- Permanen (permanent), memiliki sifat yang tetap dalam tampilan dan bentuk fisiknya.
- Menyebar (distributed), beberapa jurnal diletakkan di beberapa perpustakaan atau tempat.
- Kepercayaan para ilmuwan (scholars trust) dan memahami sistem penerbitan (understand the system)
- Jurnal memiliki pamor yang berkembang selama bertahun-tahun (journals have prestige built up over many years)
- Mudah dibawa-bawa (portable) dan mudah untuk membacanya (easy to read)
Disamping kelebihan, jurnal tercetak memiliki beberapa kekurangan, yaitu
- Sistem rujukan tidak sempurna (the refereeing system is not perfect)
- Memerlukan biaya untuk membeli dan menyimpan (costly to purchase and store)
- Penundaan dalam pengumpulan untuk penerbitan (long time delays from submission to publication)
- Sulit untuk mengindeks dan rujukan silang (difficult to index and cross reference)
- Kesulitan untuk menelusur (difficult to search)
- Anggaran perpustakaan yang mengecil, sehingga hanya sedikit jurnal yang dapat dibeli (library budgets are shrinking, so fewer journals can be bought)
- Pertambahan artikel yang perlu diresensi dan diterbitkan (increasing numbers of papers needing to be reviewed and published).
Adapun kelebihan yang online journals adalah sebagai berikut:
- Kecepatan (speed), artikel dapat segera diletakkan di web tanpa menunggu waktu lama lagi.
- Penelusurannya mudah (easily searchable), merupakan keuntungan utama dalam format digital. Dengan demikian berpengaruh terhadap berkurangnya duplikasi penelitian karena lebih cepat mengetahui penelitian sebelumnya. Akibat lain bagi pengguna adalah banyaknya informasi dalam bentuk artikel yang terkumpul karena dibaca dan dirasakan terbaru isinya.
- Interaktif (interactive), kemudahan dalam mengakses artikel yang langsung dibaca dan juga dicetak (printed) jika dibutuhkan. Artikel dapat segera dikirim melalui emai.
- Aksesibilitas (accessible), akses melalui internet merupakan salah satu cara akses yang berbeda dengan jurnal tercetak. Cara tersebut memberikan kemudahan mengakses beberapa jurnal sehingga online journals dan sebagai pemecah kendala dalam penelitian yang demokratis (breaking down the barriers to democratic research). Kelebihan lainnya beberapa pengguna dapat mengakses online journals secara bersamaan.
- Links, merupakan kaitan antara satu artikel dengan artikel lainnya yang disitir (hypertext format). Fitus links memungkinkan untuk mengetahui artikel yang mensitir artikel yang sedang dibaca tersebut. Selain itu satu judul artikel yang terdapat pada bibliografi satu artikel dapat dibuka kembali sebagai satu rujukan lain yang berbeda.
- Nilai tambah (added value), merupakan kelebihan lainnya dari online journals yaitu dapat menggunakan animasi, virtual reality dan diagram matematik interaktif (interactive mathematical charts). “Artikel hidup” tersebut menginformasikan juga eksperimen yang sedang berlangsung dan pembaruan yang sering dikerjakan.
- Murah (inexpensive), masalah ini selalu menjadi perdebatan. Menggunakan online journals telah mengurangi biaya sebanyak 70% dibandingkan apabila membeli jurnal tercetak. Banyaknya jurnal yang diakses menjadi salah satu unsur pemanfaatan online journals menjadi lebih murah daripada jurnal tercetak.
- Fleksibel (flexibility), dengan menggunakan online journals tidak tergantung dengan format, printer atau jaringan distribusi yang selalu melekat dengan jurnal tercetak.
Selain kelebihan di atas, pengguna perlu juga mengetahui beberapa kekurangannya.
- Kesulitan membaca layar komputer (difficulty reading computer screens). Kesulitan ini muncul karena pada saat mengakses online journals secara bersamaan pengguna membuka windows lainnya. Cara ini berpengaruh juga pada proses download dari hasil akhir pencarian.
- Sering tidak memasukkan indeks dan abstrak (often not included in indexing and abstracting services). Pada umumnya artikel yang terdapat di online journals menyediakan keduanya, tetapi ada juga yang tidak melengkapi salah satunya.
- Pengarsipan (archiving), beberapa hal yang berkaitan dengan online journals adalah proses penyimpanan data digitalnya. Perpustakaan perlu menetapkan pilihan apakah akan disimpan sebagai koleksi tersendiri pada tempat terpisah atau dibiarkan sesuai dengan kebutuhan pengguna karena bisa diakses kapan saja sepanjang masih dilanggan oleh perpustakaan.
- Sitasi yang mudah rusak (perishable citation), perubahan URL menjadikan akses ke online journals menjadi terganggu bahkan hilang semuanya.
- Keaslian (authenticity), sumber dan otoritas material secara umum menjadi perhatian pada akses online journals. Kredibilitas pembacanya selalu harus diperhatikan oleh online journals.
- Mesin pencari mengabaikan file PDF (search engines ignore PDF files), perlu memperhatikan format dari artikel online journals. Format yang tersedia merupakan copy dari versi jurnal tercetaknya.
Penelitian online journals
Perpustakaan PT merupakan tempat yang sesuai bagi online journals, hal ini sudah tidak perlu diragukan lagi. Pengguna potensial yang berada di perguruan tinggi, seperti civa dan peneliti, yang menjadikan perlunya perpustakaan perlu menyediakan online journals.
Oleh karena itu lingkungan perguruan tinggi akan memandang positif jika perpustakaan menyediakan online journals. Penelitian yang dilakukan Chern dkk. (2007) terhadap pengguna akhir (end user) mahasiswa Nanyang Technological University, Singapore menunjukkan bahwa terdapat beberapa pandangan positif terhadap online journals.
Faktor (hyper) links, akses terhadap informasi tambahan menjadi faktor terbesar (86.7%.) dari aspek positif pengguna terhadap online journals. Pengguna menganggap bahwa online journals sangat menguntungkan dalam proses pencarian informasi karena dari satu artikel yang ada masih bisa mencari artikel atau informasi lainnya dengan menggunakan hiper (link) yang tersedia. Sebesar 9.6% menganggap faktor mudah memperkirakan panjangnya dokumen merupakan dan merupakan pilihan terkahir pengguna.
Dharma (2006) dalam penelitiannya di Miriam Budiardjo Resource Center (MBRC) FISIP UI terhadap pemanfaatan Proquest menyatakan bahwa faktor manfaat yang dirasakan (perceived usefullness) merupakan factor yang paling kuat mempengaruhi keinginan pengguna untuk memanfaatkan jurnal elektronik Proquest.
Faktor kemudahan penggunaan (perceived ease of use) merupakan factor yang cukup kuat mempengaruhi keinginan pengguna untuk memanfaatkan jurnal elektronik Proquest. Dituliskannya bahwa hal wajar bagi suatu sistem atau teknologi yang relatif baru diperkenalkan dan belum familiar di kalangan mahasiswa, sebab pada tingkat ini, orang cenderung ingin memanfaatkan suatu sistem yang mudah digunakan dan bermanfaat.
Factor kemudahan akses (accessibility) merupakan factor penting yang mempengaruhi keinginan pengguna untuk memanfaatkan jurnal elektronik Proquest. Sistem atau sumber informasi yang mudah diakses sudah pasti akan lebih mendorong pengguna potensial untuk memanfaatkannya dibanding jika sulit diakses.
Aspek-aspek pertimbangan dalam pengadaan online journals
Faktor kelebihan dan hasil penelitian di atas menggambarkan pengguna merasa perlu perpustakaan untuk menyediakan online journals. Tetapi selain factor di atas, perpustakaan sebagai unit yang mengadakan masih perlu mempertimbangkan aspek teknis dan non teknis lainnya. Salah satu faktor yang sering menjadi bahan pertimbangan adalah anggaran.
Keterbatasan dan mahalnya nilai jual online journals sering menjadi masalah. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi edisi ketiga, dana yang harus dialokasikan untuk perpustakaan disarankan sebesar 5% dari seluruh anggaran perguruan tinggi (2004: 10). Pada kenyataannya hal tersebut sulit untuk dilaksanakan. Selain faktor di atas masih ada factor lainnya yang menjadi bahan pertimbangan.
1. Kebutuhan pengguna
Kebutuhan pengguna merupakan faktor utama yang menjadi pertimbangan untuk mengadakan online journals di perpustakaan. Chern (2007) mengatakan tugas perpustakaan untuk memperkenalkan online journals kepada penggunanya. Lebih lanjut dikatakannya pengguna perlu mendapat dukungan teknologi informasi dalam rangka memenuhi kebutuhannya yang terus berkembang.
Dalam hal pengguna tidak dibatasi hanya kepada pengguna perpustakaan saja tetapi bisa juga pustakawan yang juga akan menggunakan online journals tersebut. Hal ini sangat penting bagi perguruan tinggi yang memiliki beberapa perpustakaan seperti perpustakaan pusat dan fakultas. Pustakawan dari Perpustakaan Pusat dan Fakultas dapat mengevaluasi online journals tersebut secara bersamaan.
Masukan pengguna untuk menyediakan online journals patut untuk dipertimbangkan oleh perpustakaan karena mereka adalah kelompok pengguna potensial perpustakaan. Hal yang tidak bijaksana apabila tersedianya online journal hanya karena kehendak pustakawan semata. Apalagi hal itu dipicu agar perpustakaan sudah dikategorikan sejajar dengan perpustakaan yang memang sudah termasuk kategori perpustakaan digital.
2. Akses internet
Tanpa fasilitas akses internet, tidak mungkin untuk dapat mengakses online journals. Online journals hanya dapat diakses melalui internet. De Groote (2003) mengatakan bahwa 98% dari responden yang diteliti merasa nyaman menggunakan komputer yang terkoneksi internet dan 532% menggunakan online journals MEDLINE sedikitnya seminggu sekali.
Meskipun dapat diakses di luar perpustakaan, tetapi perpustakaan tetap perlu menyediakan fasilitas akses internet. Pengguna menjadi kecewa pada saat akan mengakses internet di perpustakaan, koneksinya mengalami gannguan atau bahkan tidak menyediakan fasilitas akses internet sama sekali. Dharma (2006) mengatakan faktor kurang maksimalnya fasilitas pendukung seperti komputer dan internet, kurang tersedianya artikel full text dan penggunaan password yang menyulitkan dan merupakan hambatan utama yang dirasakan pengguna pangkalan data jurnal elektronik.
Meskipun faktor penyebab kelancaran akses internet tidak saja disebabkan jaringan yang ada di perpustakaan, tetapi tetap saja hal itu menjadi tanggungjawab perpustakaan, seperti kesulitan untuk masuk (sign on) ke situs online journals. Kesulitan tersebut bisa diakibatkan oleh kurang tepatnya penulisan password atau memang situs penyedia online journals sedang mengalami kendala teknis.
3. Fasilitas online journals
Pustakawan perlu mempelajari dengan seksama cakupan dan fitur-fitur yang tersedia pada online journals tersebut. Chern (2007) mengatakan akses merupakan hal utama untuk online journals, seperti link ke informasi tambahan dalam bentuk artikel lainnya, artikel yang terbaru dan fitur-fitur navigasi lainnya. Fitur-fitur yang tersedia akan memberikan kemudahan dan kepuasan kepada pengguna untuk memakainya.
Bagaimana hasil keluarannya? Adakah fasilitas lainnya yang membantu kemudahan mengakses, seperti mengirimkan artikel hasil penelusuran melalui email. Hal lainnya yang perlu diperhatikan berkaitan dengan fasilitas adalah hak akses pengguna seperti berapa jumlah jurnal yang tersedia, jurnal apa saja, apakah bisa diprint dan lain-lain.
Hak akses lainnya yang tidak kalah penting apakah terbatas hanya di dalam kampus atau bisa mengakses di luar kampus dengan menggunakan password. Terakhir adakah masa percobaan (trial) dan pelatihan bagaimana mengakses online journals tersebut.
4. Harga
Harga untuk berlangganan online journals selama setahun cukup tinggi jika dibandingkan dengan harga jurnal tercetak per tahunnya. Permasalahan harga merupakan sesuatu yang krusial untuk online journals di masa datang. Perlu ada kepastian apakah harga menjadi tanggung jawab pelanggan (perpustakaan) atau dibebankan ke pengguna (Hitchock, 1998). Menjadi tanggungjawab pengguna artinya pengguna memberikan kontribusi setiap akan menggunakan online journals.
Tetapi harga menjadi relatif jika melihat kepada jumlah jurnal yang dapat diakses. Online journals menyediakan sampai lebih dari seribu judul jurnal. Apabila seluruh jurnal tersebut dikonversikan ke harga jurnal tercetak maka harga online journals menjadi murah. Selain itu dalam kurun waktu tertentu perpustakaan bisa mengoleksi judul jurnal yang cukup banyak meskipun dalam bentuk digital.
Akses ke seluruh jurnal tersebut dapat dilakukan secara bersamaan. Masalahnya muncul pada saat adanya kebutuhan untuk menyimpan. Online journals bisa disimpan dengan cara diunduh (download) digitalnya.
Sedangkan jurnal tercetak bisa dimiliki selamanya. Selain itu perpustakaan perlu menyediakan alat bantu akses dan printer apabila ingin mencetak. Perpustakaan mulai memikirkan dalam pengusulan anggaran tahunannya untuk memasukkan pengadaan online journals selain jurnal tercetak.
5. Sumber daya manusia
Pustakawan sebagai sumber daya manusia utama di perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap layanan online journals. Pustakawan harus mampu untuk mengoprasionalkan online journals dan menjadi orang yang pertama melek komputer (computer literate).
Bagaimana dapat menyediakan layanan online apabila perpustakaan tidak mampu menggunakannya? Melek komputer memegang peranan penting dalam menggunakan sumber-sumber terpasang (online) (De Groote, 2003, 232).
Keberagaman kemampuan pengguna dalam mengakses mengharuskan pustakawan untuk kreatif bagaimana pengguna mau mengakses online journals yang sudah tersedia. Secara langsung keberadaan online journals mengkonsikan pustakawan untuk berubah dan lebih maju.
Aspek-aspek di atas dapat menjadi bahan pertimbangan apakah pustakawan akan mengadakan online journals atau tidak di perpustakaan. Tapi satu penting lainnya yang patut menjadi perhatian adalah perpustakaan perlu faktor eksternal di luar aspek teknis seperti ketersediaan online journals disebabkan oleh dorongan agar perpustakaan dapat dikategorikan sebagai perpustakaan digital.
Dan menganggap perpustakaan sudah sejajar dengan perpustakaan lainnya yang sudah menyediakan online journals. Pustakawan perpustakaan PT harus lebih realistis dalam mengambil keputusan.
Promosi Online Journals
Setelah perpustakaan memutuskan untuk mengadakan online journals di perpustakaan, saatnya pustakawan melakukan promosi pemanfaatannya. Aspek ini sangat penting karena akan mengajak para pengguna untuk memanfaatkan semaksimal mungkin online journals yang sudah tersedia tersebut.
Bagaimana pengguna memanfaatkan online journals jika mereka tidak mengetahui bahwa perpustakaan telah menyediakannya? Jumlah mahasiswa S2 FISIP UI yang memanfaatkan jurnal elektronik belum maksimal. Hal ini disebabkan oleh kurang maksimalnya sosialisasi oleh orang yang tepat (Dharma, 2006, 94). Pemanfaatan yang kurang maksimal sering menjadi keluhan beberapa perpustakaan PT yang sudah menyediakan online journals.
Perpustakaan dapat melakukan beberapa cara promosi seperti membuat spanduk, meletakkan di website perpustakaan jika memiliki, brosur bahkan sampai dengan mengadakan pelatihan pencarian informasi (information skill programs). Beberapa cara tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Spanduk, memungkinkan setiap orang yang melintas di depan spanduk atau sedang memperhatikan keberadaan spanduk akan membaca tulisannya. Tulisan di spanduk harus membuat setiap orang yang melintas tertarik untuk membacanya. Sapnduk memungkinkan banyak orang yang membaca.
Kekurangannya adalah tulisan tidak dapat dibaca secara menyeluruh. Umumnya orang hanya membaca spanduk secara selintas, tidak menyediakan waktu yang khusus untuk membacanya. Lokasi dimana spanduk dipajang mempengaruhi banyaknya orang yang dapat membaca spanduk tersebut.
Website perpustakaan. Informasi dapat langsung dibaca oleh si pembaca website perpustakaan itu. Setiap orang yang membuka website akan mengetahui online journals yang sedang dilanggan oleh perpustakaan PT. Kelebihan lainnya yang besangkutan dapat menggunakan secara langsung online journals tersebut.
Informasi tentang cakupan subjek dan pengguna online journals sebaiknya tersedianya di website tersebut, seperti pengguna online journals terbatas hanya dapat dimanfaatkann oleh civa perguruan tinggi sendiri atau akses dapat dilakukan melalui intranet di lingkungan kampus. Kekurangannya tidak semua perpustakaan menyediakan atau memiliki website.
Selain itu tidak semua juga pengguna mempunyai waktu untuk sengaja membuka online journals. Penyebaran informasi terbatas bagi mereka yang mengakses internet sedangkan bagi yang tidak mengakses, tidak akan pernah mendapatkan informasinya.
Brosur. Brosur terdiri atas dua jenis yaitu brosur perpustakaan dan brosur khusus online journals. Brosur perpustakaan berisi seluruh informasi berkaitan dengan layanan di perpustakaan dan salah satunya adalah online journals. Sedangkan brosur khusus online journals berisi informasi khusus online journals. Informasi di brosur akan terus diketahui oleh pengguna sepanjang yang bersangkutan menyimpan brosur tersebut.
Selain itu informasi tersebut dapat cepat sampai ke pengguna potensial. Kekuarangannya perpustakaan perlu menyediakan anggaran khusus untuk menyediakan brosur. Pencetakan brosur memerlukan biaya yang tidak kecil. Selain itu brosur hanya akan dicetak dengan jumlah yang terbatas sehingga akan terbatas pula penyebarannya.
Information Skill Programs. Program ini merupakan salah satu program yang bersifat pengajaran langsung yang dilaksanakan oleh pustakawan perguruan tinggi. Karena bersifat langsung program ini sangat efektif untuk menyampaikan adanya online journals di perpustakaan. Pustakawan dapat membahas segala hal yang berkaitan dengan online journals di perpustakaan.
Bagaimana cara mengakses, menelusur dan hal-hal yang berkaitan dengan kelebihan dan kekurangan suatu online journals? Strategi penelusuran dapat dilaksanakan secara lebih efektif. Peserta dapat dalam bentuk kelompok-kelompok kecil dalam kelas dan dapat mempraktekkan online journals secara langsung. Kekurangannya tidak semua pengguna potensial dapat dilayani dengan baik.
Pustakawan harus mempersiapkan dengan baik pelatihan tersebut. Ketersediaan ruangan lab komputer dengan kapasitas sejumlah peserta menjadikan terbatasnya peserta yang mengikutinya. Waktu pelatihan harus disesuaikan dengan kesiapan pengguna.
Karena peserta terdiri atas mahasiswa atau pengajar yang juga perlu membagi waktu dengan masa mengaja atau belajar mereka, maka mereka perlu benar-benar meluangkan waktunya untuk mengikuti pelatihan ini.
Kesimpulan
Saat ini beberapa perpustakaan PT sudah menyediakan online journals sebagai salah satu jenis koleksinya. Proses pengadaannya sampai dengan dilayankan membutuhkan beberapa beberapa aspek yang perlu menjadi bahan pertimbangan. merlukan beberapa memerlukan beberapa hal yang perlu menjadi bahan pertimbangan.
Hal tersebut perlu diperhatikan sehingga perpustakaan PT menetapkan salah satu online journals berdasarkan keputusan yang tepat. Sehingga seluruh biaya yang sudah dikeluarkan tidak menjadi sia-sia.
Untuk menggambarkan secara jelas tentang proses ketersediaan online journals, berikut diagram alur mulai dari penilaian sampai dengan promosi ke penggunanya.
Dengan demikian semakin jelas bahwa ketersediaan online journals tidaklah mudah. Keterlibatan pustakawan dan juga pengguna yang akan memanfaatkan online sangat penting. Tanpa adanya partisipasi dari keduanya, online journals menjadi tidak memiliki manfaat baik bagi perpustakaan dan khususnya pengguna di perguruan tinggi tersebut.