Tinjauan Teoritis Tentang RDA (Resource Description and Access)

Dunia Perpustakaan | Untuk anda yang ingin mengetahui secara rinci dan jelas terkait dengan RDA, tulisan dari Prof. Sulistyo Basuki berjudul “Tinjauan teoritis Resource Description and Access (RDA)” yang kami kutip langsung dari blog pribadinya bisa dijadikan referensi untuk bacaan anda.

Pendahuluan

Resource Description and Access adalah sebuah peraturan pengatalogan untuk materi perpustakaan, materi digital dan materi yang terdapat pada sistem sambung jaring (dalam jaring, taut jaring, online). Dilihat dari posisisnya, maka RDA merupakan hasil perkembangan peraturan dan prinsip yang telah ada sebelumnya (Gambar 1). Sebelum sampai ke RDA maka kita perlu memahami sejarah, prinsip dan peraturan pengatalogan yang ada.

Dengan berpijak pada gambar 1, maka makalah ini akan menguraikan bagian-bagian lain sebelum sampai ke RDA sesuai dengan gambarMaka uraian di makalah ini dimulai dari atas ke bawah, mula-mula ke FRBR dan FRAD serta International Cataloguing Principles lalu ke MARC, Standar metadata dan ISBD.

FRBR (Functional Requirement for Bibliographic Records), FRAD (Functional Requirements for Authority Data) dan FRSAD (Functional Requirements for Subject Authority Data) adalah model konsep untuk mengorganisasi informasi bibliografis dan ortoritas berdasarkan kebutuhan data pemakai.

Functional Requirement for Bibliographic Records (FRBR)                                    

Statement of International Cataloguing Principles didasarkan pada dua dokumen baru yaitu Functional Requirement for Bibliographic Records (FRBR) dan pendampingnya Functional Requirements for Authority Data (FRAD). Untuk versi PDF, FRBR tersedia di sini. Adapun versi FRSAD dapat diperiksa pada laman IFLA Cataloguing Section di sini.

FRBR bukanlah peraturan pengatalogan, melainkan model konseptual universum bibliografis. FRBR dirancang berdasarkan model pangkalan data hubungan-entitas, menggambarkan bagaimana entitas bibliografis berinteraksi dengan entitas lainnya, Hubungan entitas dikembangkan tahun 1970an; di dalamnya universum data tertentu dibagi menjadi  entitas spesifik yang ditautkan dengan hubungan spesifik. Masing-masing entitas memiliki atribut masing-masing yang khas.

Entitas dapat didefinisikan sebagai benda yang dapat diidentifikasi pada sebuah pangkalan data. Pada pangkalan data bibliografis (contoh populernya adalah katalog perpustakaan) sebuah entitas dapat berupa sebuah karya, ekspresi, manifestasi, butiran (item), nama diri, badan korporasi, objek, konsep, istilah dll. (El-Sherbini, 2013).

Dalam pangkalan data bibliografis, asosiasi antara dua entitas atau lebih disebut hubungan. Hubungan itu ada hubungan antara sebuah karya dengan sebuah karya dengan ekspresi, ekspresi dengan karya, manifestasi dan karya, manifestasi dengan ekspresi, perseorangan dengan karya, karya dengan badan korporasi dll. Pada FRBR dan FRAD terdapat 11entitas yaitu :

(1)  Karya (work)

(2)  Ekspresi

(3)  Manifestasi

(4)  Butiran (item)

(5)  Person

(6)  Badan korporasi

(7)  Famili

(8)  Konsep

(9)  Objek

(10)       Peristiwa

(11)       Tempat

Kesebelas entitas itu masih dibagi lagi menjadi grup satu, dua dan tiga sebagai berikut :

Grup 1/Primer : Produk dari usaha intelektual atau artistik

Grup 2 : Mereka yang bertanggung jawab atas produksi entitas grup 1

Grup 3 Subjek usaha intelektual atau artistik

Bagi pustakawan konsep di atas bila dijabarkan akan mudah dipahami. Entitas grup 1 mewakili  sumber daya yang diupayakan melalui katalog perpustakaan bagi pemakai. Entitas grup 2 mewakili mereka yang berperan dalam kreasi dan produksi sumber daya grup 1, misalnya pengarang, editor ilustrator,  produsen penerbit atau distributor. Entitas grup 3 mewakili analisis subjek yang dilakukan pengatalog di perpustakaan dengan tujuan menyediakan akses ke sumber daya misalnya tajuk subjek, nama atau geografis.

Functional Requirements for Authority Data (FRAD)

FRAD merupakan model konsep yang menentukan batasan bagaimana entitas otoritas dan bibliografis saling berhubungan. Kontrol otoritas mencoba menghilangkan ketaksaan atau ambiguitas nama dan mengkolokasikan judul.

            Berikut ini contoh  ketaksaan nama :

Alfonso de Legario Soetarno Dwidjosarojo

Bramono

A.S.D.

Alfonsus de Legario Soetarno Dwidjosarojo

Patjar Merah

Pacar merah

Sri Gunting  (Daftar tajuk 2007)

Contoh kolokasi judul ialah buku Gilgamesh, dalam Library of Congress Online Catalog memiliki bentuk judul yang digunakan ialah Gilgamesh, walaupun buku itu dikenal juga dengan nama The Epic of GilgameshGilgamesh Epic dan Gilgamesh Epos. FRAD menggunakan kosakata berlainan untuk konsep yang sama dan menetapkan titik akses terkendali yang mencakup titik akses preferensi (tajuk yang digunakan) dan bentuk varian Hart, 2010).

Model FRAD memiliki tiga blok utama. Blok pertama memuat entitas bibliografis dari FRBR, blok kedua berhubungan dengan nama dan pengenal untuk entitas blok petama, Blok ketiga mendeskripsi titik akses terkendali untuk blok 1 dan 2.

Blok Satu : Entitas bibliografis

Semua entitas grup 1,2,dan 3 didefinisikan sebagai entitas bibliografis  pada FRAD. Entitas bibliografis adalah entitas yang menjadi fokus otoritas data (Patton 2009). Entitas FRBR adalah karya, ekspresi, manifestasi, butiran (item), perseorangan, keluarga, badan korporasi, konsep, objek, tempat, dan peristiwa.

Blok Dua : Entitas nama dan pengidentifikasi (identifier)

Nama : Setiap entitas dalam blok satu dapat diketahui berdasarkan atau nama atau lebih. Nama didefinisikan  sebagai cirri/karakter (misal sebuah hurufm angka, simbol) atau kelompok kata dan/atau ciri yang mengenali sebuah entitas (FRAD, 2009). Bernafas dalam lumpur adalah nama sebuah karya. “Alit” adalah nama orang. Sebuah nama orang mungkin saja dikenal dalam beberapa nama. Misal seorang Paus dikenal melalui beberapa nama seperti  Jorge Maria Bergoglio,  Pope Francis, Paus Fransiskus, Paus gereja Katolik maupun Chatolic Chruch Pope. Seorang pengarang sering menulis dengan berbagai psedonim seperti Soetarno Dwidjosarojo, Patjar Merah dan Sri Gunting. Manifestasi sebuah karya dapat keluar dalam berbagai judul seperti Beowulf, Story of beoulf, Aldfrith’s Beowulf, Adventures of Beowulf.

Pengidentifikasi : adalah angka, kode, kata, fradsa, logo, gawai dsb., yang secara unik dididentifikasikan dengan sebuah entitas (FRAD 13) Sebuah entitas dari blok satu dapat saja memiliki berbagai jeni pengidentifikasi unik. Mislanya sebuah buku didientifikasi melaluu ISBN, angja penerbit namun setiap pengidentifikasi hanya mengidentifikasi satu entitas saja. Misal ISBN 9795144308 mengidentifikasi buku Periodisasi perpustakaan Indonesia.

Blok Tiga : Titik akses terkendali

Titik Akses Terkendali: adalah nama, istilah, kode dll., untuk menemukan cantuman bibliografis atau cantuman otoritas atau rujukan.

Peraturan : Adalah himpunan instruksi yang berhubungan dengan formulasi dan/atau pencatatan titik akses terkendali, Misalnya menggunakan AACR2 dan RDA.

Agensi : adalah organisasi yang bertanggung jawab atas penciptaan atau modifikasi sebuah titik akses terkendali.

Functional Requirements for Subject Authority Data (FRSAD)

Tahun 1999. IFLA membentuk Working Group in Functional Requirements and Numbering of Authority records (FRANAR) dengan tugas mengembangkan model konsep untuk entitas yang dimeri dalam cantuman otoritas data otoritas adalah agregat informasi tentang orang (perseorangan), keluarga, badan korporasi atau karya, nama mereka digunakan sebagai basis titik akses terkendali untuk sitasi atau cantuman bibliografis dalam sebuah katalog perpustakaan atau berkas bibliografis Patton, 2009)

Tujuan utama model konsep Functional Requirements for Authority Data (FRAD) ialah menyediakan kerangka untuk analisis persyaratan fungsional bagi data otoritas yang diperlukan untuk menunjang kendali otoritas dan berbagi data otoritas secara internasional. Model tsb memusatkan diri pada data tanpa memandang bagaimana data dikemas (misal dakam cantuman otoritas) (Patton, 2009).

Tahun 2005, IFLA membentuk Working Group on the Functional Requirements for Subject Authority Records (FRSAR) untuk membahas masalah data otoritas serta mengkaji penggunaan data otoritas subjek. Tahun 2009, FRSAR mengedarkan Functional Requirements for Subject Authority Data (FRSAD), hasilnya dibukukan  tahun 2011 (Zeng, 2011).

Akses subjek sudah dikenal pustakawan sejak dahulu dan pustakawan mengalami kesulitan dalam menentukan tajuk subjek yang akan digunakan, misalnya makan, dahar, santap. Maka diperlukan kosakata terkendali dan digabungkan dengan sistem temu balik informasi guna membantu pemakai mencari informasi lebih efektif. Integrasi ini menjadi mungkin bila data subjek otoritas (informasi mengenai subjek yang diambil dari berkas otoritas subjek) ditautkan ke berkas bibliografis serta tersedia untuk pemakai.

Tujuan kendali otoritas ialah menjamin konsistensi dalam mewakili sebuah nilai (nama orang, nama tempat atau istilah atau kode mewakili sebuah subjek) pada elemen yang digunakan sebagai titik akses temubalik informasi. Misalnya disebut Perasng Dunia 2, 1939-1945 merupakan tajuk subjek otoritas yang digunakan dalam sebuah daftar tajuk (Sulistyo, 2012).

Bila menggunakan daftar tajuk tersebut untuk pengatalogan atau pengindeksan, maka semua terbitan tentang Perang Dunia II dimasukkan pada tajuk subjek itu (yaitu Perang Dunia 2, 1939 – 1945) tanpa memandang apakah sebuah terbitan mengacu ke perang tersebut sebagai Perang Dunia II, “Second World War”, “World War 2”, “World War II,” “WWII”, “PD 2”, Perang Dunia kedua”. Ekspresi sinonim mengarah ke tajuk orotitas artinya tajuk yang digunakan sebagai tajuk resmi. Tajuk resmi bertujuan agar semua publikasi Perang Dunia 2 dapat ditemubalik dan dipaparkan pada tajuk subjek yang sama, baik pada katalog setempat atau pangkalan data atau katalog induk.

FRSAD nantinya membahas konsep ketentangan (aboutness, hubungan antara sebuah karya dan inti subjeknya), kedarian (ofness, menyangkut  deskripsi jenis benda yang dituangkan dalam karya misalnya lukisan matahari terbenam di Sanur dapat dianalisis sebagai “dari” matahari terbenam dan “dari” Sanur, juga “dari” menyangkut dimensi waktu), thema (entitas yang digunakan sebagai subjek sebuah karya), nomen (entitas FRAD yang mencakup nama, identifikator, titik akses terkendali). Hal itu tidak dibahas dalam makalah ini karena memerlukan pembahasan mendalam.

Prinsip pengatalogan internasional

Prinsip pengatalogan tidak sama dengan peraturan pengatalogan. Prinsip pengatalogan adalah pemikiran  dan konsep dasar mengenai pengatalogan, lalu dituangkan dalam bentuk peraturan pengatalogan. Contoh prinsip pengatalogan adalah Prinsip paris (Paris Principle) sementara peraturan pengatalogan seperti Kode Vatikan, ALA 1949,, AACR2.

Prinsip Cutter

Dalam literatur, fungsi katalog sudah dikemukakan oleh Charles AmmiCutter (Taylor, 2006) yang menyebutkan tujuan katalog :

  • Memungkinkan orang menemukan buku  bila diketahui
  1. Pengarang atau
  2. Judul atau
  3. Subjek
  • Menunjukkan apakah perpustakaan memiliki buku
  1. oleh pengarang tertentu
  2. mengenai subjek tertentu
  3. dalam jenis literatur tertentu
  • Membantu dalam pemilihan sebuah buku
  1. berdasarkan edisi (secara bibliografis)
  2. berdasarkan sifatnya (literer atau topik)

Pada masa kini prinsip tersebut disesuaikan dengan praktik masa kini, seperti tujuan pertama menjadi memungkinkan seseorang menemukan kreasi intelektual apakah dalam  format cetak, noncetak, elektronik atau dalam jarring. Tujuan pertama pun sudah kurang sesuai karena untuk materi tercetak tidak saja buku masih ada lagi majalah,serial ataupun pamflet. Perbaikan itu dilakukanpada pertemuan tahun 1961 di Paris.

Paris Principle

Tahun 1961 dilangsungkan pertemuan di Paris diselenggarakan oleh IFLA menghasilkan prinsip yang disebut Paris Principles, dimulai dengan pernyataan fungsi kataklog, juga mencakup  tujuan utama pengawasan bibliografis. Prinsip itu dimulai dengan  butir 2 sebagai berikut :

Fungsi katalog : Katalog hendaknya merupakan instrument yang efisien untuk mengetahui dengan pasti apakah perpustakaan memiliki buku tertentu berdasarkan :

  1. pengarang atau judul, atau
  2. bila pengarang tidak disebutkan dalam buku, judulnya; atau
  3. bila pengarang dan judul tidak sesuai atau tidak cukup untuk identifikasi, pengganti yang sesuai untuk judul; dan
  4. karya oleh pengarang tertentu dan
  5. edisi karya tertentu yang ada di perpustakaan.

Prinsip Paris meletakkan dasar pentingnya konsep dasar seperti tajuk seragam, kepengarangan perorangan dan korporat serta fungsi entri utama dan tambahan. Prinsip tersebut dituangkan dalam Anglo-American Cataloguing Rules.

Statement of International Cataloguing Principles.

Pada akhir 1990an, komunitas pengatalogan internasional menciptakan dokumen yang baru , dimaksudkan sebagai versi terkini Prisip Paris,  Maka pertemuan IFLA Meeting of Experts om sm International Code melakukukan pertemuan tahunan IFLA di Frankfurut (2003), Buenos Aires (2004), Kairo (2005), Seoul (2006) dan Pretoria(2007) menghasilkan  Statement of International Cataloguing Principles. Teks final tersedia di sini.

Dalam berbagai buku hasil panitia IFLA’sMeeting of Experts on an International Cataloging Code sering disingkat IME ICC disebut Statement on International Cataloguing Principles (Tillet dan Cristan). Statemen itu mengulang sejumlah tujuan untuk katalog; prinsip dasar pengawasan bibliografis yang berkembang sejak pertemuan Paris. Prinsip yang dimuat mencakup :

  1. Kenyamanan bagi pemakai katalog. Pengatalogan hendaknya dibuat dengan pemakai sebagai fokus utama.
  2. Penggunaan bersama (common usage): kosakata yang dibakukan hendaknya mencerminkan kosakata yang diharapkan dari mayoritas pemakai.
  3. Representasi (representation): deskripsi dan bentuk nama terkendali hendaknya didasarkan atas cara entitas medenskripsikan diri mereka sendiri.
  4. Akurasi (accuracy)” deskripsi hendaknya taat pada entitas yang dideskripsi
  5. Cukup dan diperlukan (sufficient and necessity): hanya elemen yang pokok saja yang disertakan  untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas.
  6. Signifikan: elemen hendaknya maknawi dari segi bibliografis.
  7. Ekonomis: pengawasan bibliografis hendaknya dilakukan dengan metode paling sederhana atau biaya yang paling minim.
  8. Konsitensi dan standardisasi: deskripsi dan titik akses hendaknya dibakukan sejauh mungkin demi kepentingan tatt asas dan berbagai cantuman.
  9. Integrasi: deskripsi an akses semua jenis material hendaknya sedapat mungkin didasarkan atas peraturan bersama, peraturan pengatalogan logis hendaknya  dapat dipertahankan dan tidak arbitrer.

MARC

MARC singkatan dari Machine Readable Catalogue, merupakan sebuah format untuk pertukaran data melalui komputer. Dengan kata lain, MARC merupakan istilah generik bagi cantuman katalog yang dapat disimpan disana ditemubalik dari komputer.

MARC bertujuan untuk automasi pencetakan katalog kartu, selanjutnya berkembang sebagai alat pertukaran, temu balik dan paparan cantuman, kemudian dasar pangkalan data katalog elektronik. Contoh pembuatan katalog induk elektronik adalah RLIN dan OCLC, mampu mengkombinasikan kartalog kartu dan katalog buku tercetak. Dampaknya ialah lenyapnya katalog kartu dan katalog buku yang tercetak di banyak perpustakaan.

Kelahiran MARC timbul karena perkembangan komputer, keinginan pustakawan untuk bertukar data (salah satu tujuannya ialah penyusunan katalog induk) dan keterbatasan kartu katalog berukuran 7,5 x 12,5cm sebagai wahana pertukaran data.

Cantuman MARC lazimnya terdiri daru dua seksi. Seksi pertama terdiri dari (1) label cantumn, mencakup instruksi dan informasi pemrosesan seperti jumlah panjang cantuman, format (buku, majalah, dsb) dan (2) direktori, merupakan indeks ruas data dan ruas kendali untuk sebuah cantuman dan (3) ruas kendaliu, merupakan ruas panjang tetap diisi oleh pengatalog dan terdiri dari data negara, publikasi, bahasa dll.

Seksi kedua mencakup penanda konten (content designator), memuat data bibliografis, menstruktur data ke ruas dan subruas yang sesuai. Setiap ruas ditandai dengan tengara tiga digit mewakili elemen cantuman biblioigrafis dan titik akses. Adapun ruas tersebut ialah :

001 – 009        Ruas kendali

010 – 099        Ruas keterangan kendali, nomor dan kode

100 – 1XX       Entri utama dan titik akses

200 – 24X        Ruas judul  dan ruas yang terkait

259 – 30X        Edisi, impresum, dsb

290 – 399        Deskripsi fisik. Ditulis juga 3XX

400 -499          Pernyataan seri

500 – 599        Catatan

600 – 699        Ruas akses subjek

700 – 799        Titik akses entri tambahan atau cukup entri tambahan

800 – 899        Titik akses seri atau entri tambahan seri

850                  Informasi kepemilikan

900 – 948        Penunjukan, rujukan

949 – 999        Ditandon untuk implementasi lokal

MARC diadopsi oleh banyak negara seperti Singapura (SingMARC), Thailand (ThaiMAC), Indonesia (IndoMARC) dsb. Kini MARC21 merupakan versi yang digunakan di dunia internasional. Berikut ini contoh karyaIndonesia dalam format MARC.

000

01409cam a22003374a 4500

001

15541906

005

20081216013502.0

008

081202s2008 io b 001 0 ind

010

__

 |a  2008343648

020

__

 |a 9789791847506

040

__

 |a DLC  |c DLC  |d DLC

042

__

 |a lcode

043

__

 |a a-io—

050

00

 |a DS625  |b .Y85 2008

100

1_

 |a Yuliantri, Rhoma Dwi Aria,  |d 1982-

245

10

 |a Lekra tak membakar buku :  |b suara senyap lembar kebudayaan Harian rakjat, 1950-1965 /  |c Rhoma Dwi Aria Yuliantri, Muhidin M. Dahlan.

250

__

 |a Cet. 1.

260

__

 |a [Yogyakarta] :  |b Merakesumba,  |c 2008.

300

__

 |a 580 p. ;  |c 25 cm.

504

__

 |a Includes bibliographical references and index.

520

__

 |a On the existence of Lekra, an Indonesian cultural organization closely affiliated with Indonesian Communist Party, 1950-1965, and their role and position in the cultural history of Indonesia based on study on cultural column in Harian rakjat daily.

610

20

 |a Lembaga Kebudayaan Rakyat  |x History.

650

_0

 |a Art and state  |z Indonesia.

650

_0

 |a Communism and culture  |z Indonesia.

651

_0

 |a Indonesia  |x Cultural policy.

700

1_

 |a Dahlan, Muhidin M.,  |d 1978-

730

0_

 |a Harian rakjat.

906

__

 |a 7  |b cbc  |c origode  |d 3  |e ncip  |f 20  |g y-gencatlg

925

0_

 |a acquire  |b 1 shelf copy  |x policy default

955

__

 |c wj12 2008-12-03  |d wj06 2008-12-03 to cg05  |e wj06 2008-12-03 to cg01

985

__

 |e ODE-jk

Gambar 3 Contoh format MARC

Metadata

Istilah metadata sudah ada sejak tahun 1960an namun waktu itu belum dikenal di dunia perpustakaan. Istilah tersebut mulai sering muncul dalam literatur tentang database management systems (DBMS) pada tahun 1980an. Istilah tersebut digunakan untuk menggambarkan informasi yang diperlukan untuk mencatat karakteristik informasi yang terdapat pada pangkalan data (database). Dalam domain DBMS metadata diberi definisi sebagai data tentang data. Definisi tersebut merupakan dasar bagi definisi yang dibuat kemudian hari. Walaupun definisi metadata tidak menyampingkan data nonelektronik, dalam kenyatanya definisi metadata diterapkan pada data dalam bentuk elektronik.

Fungsi metadata

Berdasarkan definisi metadata yang ada, maka dapat dibuat standar atau skema metadata berdasarkan provenans (asal usul), bentuk, fungsi, statistik penggunaan, syarat dan ketentuan penggunaan, data adminsitratif, peringkat atau rating isi, kaitan atau hubungan data, data struktural dan sebagainya. Keputusan menyangkut bagian mana yang akan dicakup tergantung pada pemahaman disainer sistem mengenai fungsi primer skema metadata.

Salah satu fungsi utama metadata ialah penemuan sumber (resource discovery). Di lingkungan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, kegiatan operasional ditekankan  pada penelusuran, temu balik, penemuan (discovery) dan akses ke sumber daya. Menurut Rao (1995) mengatakan bahwa  kegunaan utama metadata ialah menunjang pemilihan, pemahaman, pendayagunaan dan pengingatan sumber dan isinya. Khususnya metadata memungkinkan mekanisme yang efektif untuk mengenali dan mengetahui lokasi data yang relevan dengan pemakai. Metadata memungkinkan pemakai untuk menentukan :

  1. ketersediaan informasi (apakah objek informasi itu ada atau eksis? Di manakah letaknya? Berapakah yang tersedia? Apakah kesemuanya itu sama?)
  2. kegunaan informasi (apakah otentik? Apakah baik? Bagaimana pemakai dapat menentukan apakah berguna atau tidak?)

Bila komunitas Ilmu Perpustakaan dan Informasi memusatkan pada fungsi menemukan dan menelusur dan temu balik sumber daya, maka komunitas manajemen data berorientasi ilmu komputer memfokuskan pada aspek  penggunaan data. Pengarsipan data dari segi ilmu komputer memerlukan skema untuk mendeskripsi struktur data logis atau konseptual dari semua objek atau maujud (entitas) yang berkaitan dengan arsip serta hubungan antara data (Strawman and Bretherton 1994).

Strawman dan Bretherton berpendapat bahwa dengan konteks yang jelas dan terstruktur maka perbedaan antara data dengan metadata tidak ada lagi. Jadi menurut perspektif ini maka perbedaan antara metadata dengan data adalah penggunaannya saja. Fokus selanjutnya diarahkan ke tugas memberi batasan tentang konteks. Konteks ini meliputi berbagai persyaratan fungsional seperti fungsi administratif (misalnya au(o)tentifikasi pemakai dan mekanisme pembayaran), fungsi penentuan isi (misalnya analisis data untuk menunjang pemahaman tentang makna data), fungsi semantik sintaktik (misalnya pengembangan struktur rekod atau cantuman) dan reorganisasi data untuk penyajian dan visualisasi.

Konteks yang berlainan menekankan fungsi yang berbeda-beda. Hunter dan Springmeyer menyatakan bahwa fungsi dasar metadata ialah membantu manajemen data dan sistem penyimpanan dalam menyediakan akses yang lebih efisien ke himpunan data yang besar. Strebel (1994) mengatakan adanya 3 fungsi metadata yaitu (a) manajemen data; (b) akses data dan (c) analisis data.

Fungsi metadata juga dapat dikaitkan dengan aras sistem dan tingkat pemakai. Pada tingkat sistem, metadata dapat digunakan untuk memudahkan interoperasional dan keterbagian di antara berbagi sarana penemuan sumber daya. Berbagi data akan mempercepat penyelesaian proyek, meningkatkan pemanfaatan penelitian dan pengambilan keputusan serta mengurangi biaya dengan cara meminimumkan upaya duplikasi.

Berpatungan data juga menunjang integrasi sumber daya Internet dan materi tercetak yang sudah diwakili dalam format terbacakan mesin. Pada tingkat pemakai, metadata memudahkan kemampuan untuk menentukan (1) data apa yang tersedia; (2) apakah data tersebut memenuhi kebutuhan tertentu; (3) bagaimana memperolehnya dan (4) bagaimana mentransfernya ke sistem setempat.

 Jenis metadata

Lazimnya metadata terbagi menjadi tiga kategori yaitu metada  administrasi, struktur dan deskripsi walaupun ada literatur lain meluas ke metadata teknik, preservasi dan hak (Miller, 2011). Makalah ini menguraikan sampai tiga kategori karena tiga kategori lebih banyak disebutkan dalam berbagai bacaan. Berikut ini uraian metadata :

  • Metadata deskripsi, merupakan elemen data yang digunakan untuk mendeskripsi, mengatalog atau mengindeks sumber daya digital. Jenis informasi yang dikemukakan sama dengan katalog perpustakaan namun mengikuti standar yang berlainan; salah satu jenis metadata adalah data bibliografis perpustakaan. Informasi yang termuat pada metada ini diperlukan untuk mengidentifikasi konten sebuah citra, teks, peta,dsn. Mislanya judul, tahu diciptakanm subjek, format berkas digital. Memuat istilah yang diperlukan untuk temubalik objek digital dan himpunan objek digital yang berkaitan dalam sebuah pangkalan data. Contoh nasma creator, jenis sumber daya, nama tempat geografis, periode waktu. Pemasukan istilah harus disesuaikan dalam bentuk yang konsisten (misalnya kucing bukan puspus atau meong), lazimnya diambil dari kosakata terkendali untuk mrngupayakan temubalik informasi yang konsisten. Bayangkan mislanya pengelola memasukkan tiga istilah sinonim dalam sebuah pangkalandata, mislanya sapi, lembu, jawi maka hasilnya jauh dari presisi.
  • Metadata administrasi. Elemen data yang digunakan untuk mengatur administrasi dan mengelola objek dan koleksi digital. Misal nama institusi yang menciptakan objek digital, tahun digitalisasi, peralatan digitalisasi yang digunakan., nama berkas untuk berkas induk digital, berkas paparan dan berkas sketsa pendek. Juga digunakan untuk  data siklus hidup informasi, seperti tahun penciptaan berkas digital, revisi selanjutntya, pengarsipan atau pemusnahan, nama kreator dan peninjau ukang sumber daya dan aras otorisasiuntuk fungsi tertentu. Metadata administrasi masih dapat dibagi lagi menjadi subtype:
  1. Metadata teknis dan preservasi. Walaupun terdapat dua subtipe (teknis dan administrasi), banyak terdapat informasi yang sama bagi masing-masing subtipe. Informasi yang diperlukan.
  2. Metadata hak. Menyangkut informasi mengenai kepemilikan, hak cipta, pembatasan penggunaan dan reproduksi.
  3. Metadata penggunaan. Dapat terpisah dari metadata hak,, namun dapat juga tumpang tindih. Contoh data tentang berapa banyak sebuah citra digunakan pemakai.
  • Metadata struktural. Elemen data yang digunakan untuk menstruktur objek digital yang rumit atau menyediakan struktur untuk hubungan antara berbagai objek digital yang berhubungan. Misalnya sebuah buku yang dipindai (scanner) dengan hasil berkas citra ganda, sehingga merupakan objek digital yang kompleks.

Saat ini terdapat berbagai standar metadata jamak yang mencoba memberi batasan berbagai format dan sumber daya baru. Contoh metadata itu ialah MARC, Dublin Core, ISBD, EAD (Electronic Archival description),MARCXML; AACR2 dan RDA juga merupakan standar metadata.

International Standard  Bibliographic Description (ISBD)

Setelah Konperensi Paris langkah kesepakatan internasional berikutnya diambil pada International Meeting of Cataloguing Experts dilangsungkan di Copenhagen tahun 1969. Pada pertemuan tersebut dibentuklah kelompok kerja internasional dengan tujuan mengembangkan susunn dan konten standar untuk mendeskripsi materi monograf.

Adapun tujuan format baru deskripsi bibliografis ialah pertama, bahwa cantuman yang dihaislkan di sebuah negara atau oleh pemakai sebuah bahasa  mudah dipahami di negara lain dan oleh pemakai bahasa lain, kedua  bahwa cantuman yang dihasilkan masing-masing negara dapat diintegrasikan ke berkas atau senarai (daftar) berbagai jenis yang memuat vcantuman dari negara lain, dan ketiga  cantuman dalam bentuk tertulis atau tercetak dapat dikonversi ke bentuk terbacakan mesin dengan pemnyuntingan seminimum mungkin (Working Group, 1974).

Hasil Joint Steering Committee berupa peraturan terpadu yang mengikuti International Standard Bibkliographic Descripotion (ISBD).  ISBD menyediakanb panduan seragam untuk mendeskripsi semua materi yang dikumpulkan perpustakaan dengan menyediakan 8 elemend erskripsi dan sistem tanda baca.

Kedelapan elemen (kemudian dinamakan daerah) itu ialah pengarang, judul, edisi, penerbit, kolasi atau keterangan fisik, seri, catatan dan International Standard Book Number (ISBN). Penataan kedelapan elemen itu diresmikan oleh International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) untuk digunakan di semua perpustakaan di seluruh dunia.

IFLA membentuk kelompok kerja untuk setiap materi perpustakaan .ISBD yang pertama kali muncul ialah ISBD(M) untuk monograf disusul dengan ISBD lainnya (lihat Tabel). Kelompok kerja juga menghasilkan panduan umum berupa ISBD(G) untuk “General” yang merupakan panduan untuk mengembangkan ISBD lain di samping juga sebagai pegangan untuk merevisi yang sudah ada. Setiap ISBD harus ditinjau ulang setiap lima tahun sekali.

Tanda baca pada ISBD disusun sebagai upaya IFLA untuk menjadikan cantuman katalog dapat dipahami dan saling ditukarkan tanpa memahami bahasa yang bersangkutan. Untuk memenuhi tujuan tersebutmakaurutan elemen bibliografis pada cantuman dibakukan,  dan pola tanda baca khusus digunakan untuk membedakan elemen ini.

Sebuah dokumen berjudul ISBD (M): International Standard Bibliographic Desvcription (for singlevolume and multi-volume monographic publications diterbitkan 1971. Pada tahun-tahun berikutnya format tersebut diterima oleh banyak badan bibliografi nasional. Sebagaimana biasa, dalam praktik standar yang dikeluarkan  diketemukan banyak ambiguitas serta dirasakan perlunya rincian deskripsi di beberapa daerah pengatalogan. Kekurangan ini dibahas dalam konperensi IFLA di Grenoble 197. Setelah pertemuan ini, diedarkan dua dokumen yaitu edisi standar ISBD(M) serta rekomendasi untuk ISBD(S) (untuk terbitan serial(). Edisi standar ISBD(S) diterbitkjan tahyun 1977.

Setelah muncul ISBD(M) dan ISBD(S) dirasakan perlunya pengembangan ISBD yang dapat berlaku untuk ISBD spesifik. ISBD(G):International Standard Bibliographic Description(General) diterbitkan tahun 1977.Setelah itu  terbit ISBD lainnya. International Standard Bibliographic description (ISBD) dikembangkan oleh IFLA pada tahun 1971 sebagai draf kemudian ditetapkan sebagai standar deskripsi bibliografis. Setiap material  perpustakaan memperoleh deskripsi.

Adapun material perpustakaan yang dicakup ialah:

  1. Buku, pamflet dan lembaran tercetak
  2. Material kartografik
  3. Manuskrip (termasuk koleksi manuskrip atau naskah)
  4. Musik’
  5. Rekaman suara
  6. Film (citra bergerak, moving pictures) dan rekaman video
  7. Material grafik
  8. Sumber daya elektronik
  9. Artefak dan realia tiga dimensi bentuk mikro
  10. Sumber daya berlanjut (Continuing resource)

Setiap deskripsi bibliografis material perpustakaan terbagi atas delapan daerah sbb:

  1. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab
  2. Daerah edisi
  3. Daerah rincian spesifik material atau tipe publikasi
  4. Daerah publikasi, distribusi, dsb
  5. Daerah deskripsi fisik
  6. Daerah seri
  7. Daerah catatan
  8. Daerah standard internasional nomor buku  dan syarat ketersediaan.

 

General material Designation (GMD)

Untuk pembeda antara sebuah material dengan material lain, dapat ditambahkan Goretan matersi deskripsi (General material Designation).

Peraturan pengatalogan (Cataloguing code, catalogue code)

Peraturan pengatalogan adalah kumpulan peraturan untuk panduan pengatalogh dalam menyusun entri untuk katalog guna menjamin keseragaman. Peraturan pengatalogan mencakup peraturan untuk pengatalogan subjek, untuk penjajaran dan penataan entri (Prytherch,2000)..

Peraturan pengatalogan yang disusun berdasarkan prinsip Paris adalah Anglo-America Cataloguinbg Rules (selanjutnya disingkat AACR). Formulasi Prinsip Paris dan edisi pertama AACR tahun 1967 secara kebetulan bersmaan dengan pengembangan computer untuk pengatalogan, Dasawarsa 1960an menyaksikan munculnya standar Machine Readable Catalog (MARC). (baca selanjutnya laman berikut). Walaupun terdapat berbagai versi MARC sesuai dengan nama negara pemakainya (SingMARC, AusMARC, IndoMARC) kini yang banyak digunakan ialah MARC 21,

Anglo American Cataloguing Rules 1

Setelah AACR1 diterapkan di perpustakaan besar, baru terasa bahwa peraturan baru tersebut memerlukan banyak tambahan dan perubahan. Library of Congress serta Division of Cataloging and Classification ALA menyetujui adanya tambahan dan perubahan pada beberapa ketentuan. Pihak Inggris berkeberatan akan adanya revisi bersinambungan sebagaimana dilakukan di AS, namun karena adanya kecenderungan pengatalogan tahun 1970an berupa penggunaan International Standard Bibliographic Description mendorong perlunya peraturan baru seiring dengan gejala baru.

Pada tahun 1973 dirasakan telah tiba waktunya untuk memperbaiki peraturan pengatalogan Anglo-American (AACR2 1978).  Pada tahun 1974 dilangsungkan pertemuan wakil perpustakaan nasional dan asosiasi pustakawan Canada, Amerika Serikat, Inggris untuk persiapan AACR2. Pertemuan dilakukan karena berkembangnya standar  deskripsi internasional untuk monograf serta terbitan berseri dan media lainnya serta berbagai perubahan pada AACR. Adapun alasan lain ialah ketidakpuasan terhadap AACR menyangkut peraturan bahan nonbuku serta kebijakan Library of Congress untuk meninggalkan konsep superimposisi.

Superimposisi ialah keputusan garis haluan Library of Congress yang menyatakan bahwa entri yang pertama kali dibuat akan mengikuti peraturan AACR untuk bentuk entri serta karya yang baru bagi Library of Congress akan mengikuti peraturan pemilihan entri AACR. Kebijakan itu ditinggalkan tatkala Library of Congress memutuskan mengikuti AACR2. Sasaran pertemuan tersebut ialah (a) menyatukan dalam sebuah treks tunggal teks Amerika Utara dan Inggris dari versi 1967; (b) menyatukan dalam teks tunggal semua penambahan dan perubahan yang telah disepakati serta diterapkan,  (c)  mengupayakan diterimanya semua usulan penambahan yang telah dibahas oleh American Library AssociationLibrary AssociationLibrary of Congress dan Canadian Library Association serta menampung minat internasional terhadap AACR dengan memudahkan penggunaannya di negara lain selain AS, Kanada dan Inggris.

Anglo American cataloguing Rules 2nd, (1978)

Anglo-American Cataloguing Rules. 2ndedPrepared by the American Library Association, the British Library, the Canadian Committee on Cataloguing, the  Library Association, the Library of Congress. Edited by Michael Gorman and Paul W. Winkler.Chicago: American Library Association, 1978.

AACR2 sebenarnya telah mengalami revisi berkali-kali. Revisi dilakukan pada tahun 1982, 1984 dan 1986. tatkala akan mengeluarkan revisi keempat, keempat peserta memutuskan untuk menyatukan semua revisi serta kesepakatan tahun 1986 menjadi satu teks tunggal dan lahirlah AACR2R. Selama satu dasawarsa dilakukan perbaikan sehingga muncullah revisi 1998 yang dikenal l dengan nama AACR2R98.

AACR2R (1988)

Anglo-American Cataloguing Rules. 2nd ed.  1988 revision. Prepared under the directio9n of the Joint Steering Commi8tee for Revison of AACR, a committee of the: American Library Association, the Australian Committee on Cataloguing, the Britsih Library, the Canadian Committee on Cataloguing, the Library Association, the Library of Congress. Micjael Gorman and Paul W. Winkler,eds. Chicago: American Library Association, 1988.

 AACR2-98 disusun berdasarkan keyakinan bahwa satu hal mendeskripsikan sesuatu, dan yang lain memutuskan elemen identifikasi mana yang akan menjadi tajuk pada katalog. Tajuk yang pertama dipilih akan menjadi tajuk entri utama sedangkan tajuk lainnya menjadi entri tambahan.

Bab pertama AACR2R 1988 berisi peraturan yang berlaku untuk semua jenis materi tanpa memandang bentuk fisiknya. Pada bagian akhir bab 1 disediakan peraturan pengatalogan butir suplementer, materi perpustakaan yang terdiri dari beberapa bagian seperti kit; faksimili, fotokopi dan reproduksi lainnya. Bab berikutnya dari AACR2-98 membahas kelompok materi yang berlainan sebagai berikut :

Bab 2               – Buku, pamflet dan lembar tercetak

Bab 3               – Materi kartografis

Bab 4               – Manuskrip

Bab 5               – Musik

Bab 6               – Rekaman suara

Bab 7               – Gambar hidup dan rekaman video

Bab 8               – Materi grafik

Bab 9               – Sumber elektronik

Bab 10             – Artefak tiga dimensi dan realia

Bab 11             – Bentuk mikro

Bab 12             – Sumber berlanjut, dahulu disebut terbitan berseri

Bab 13             – Analisis “dalam…” sebagai bagian dari karya yang lebih besar.

AACR2R (1998)

Anglo-American Cataloguing Ruules, 2nd ed., 1998 reviision. Prepared under the direction of the Joint Steering Committee for Revision of AACR, a committee of: the American Library Association,  the Australian Committee on Cataloguing, the British Library, the Canadian Committee on Cataloguing, the Library Association, the Library of Congress; [editors  Michael Gorman and Paul W. Winkler,]. Ottaea: Canadian Library Sssociation, Chicago: American Library Association, 1998.

Akhir 1990an penambahan, pengurangan serta perubahan sejak 1988 telah dikumpulan menjadi satu akumulasi hingga dirasakan perlunya penerbitan edisi 2. Revisi baru AACR2R yang memuat revisi peraturan 1988 serta pemutakhiran diedarkan tahun 1998.

Implementasi AACR2 menimbulkan frustrasi di berbagai jenis perpustakaan terbukti dengan munculnya berbagai tulisan mengenai masalah, kekurangan dan kelemahan AACR2. Bagi pengatalog, AACR2 tidak memenuhi tunutan pengatalogan pada masa peprustakaan bergerak  ke arah jaringan informasi dan pertukaran internasional cantuman bibliografis. Berdasarkan kritik dan saran maka  Joint Steering Committee for Revision of AACR (JSC) ditambah dengan anggota baru Australian Committee on Cataloguing *ACOC) menerbitkan 3 kelompok revisi peraturan, masing-masing pada tahun 1982, 1983, dan 1985. Revisi tersebut serta revisi bab 9 (Berkas data terbacakan mesin, machine-readable data files diterbitkan pada tahun 1987. Keberadaan revisi tersebut mendorong terbitnya peraturan pengatalogan yang baru yairu Anglo-American Cataloguing Rules, second Edition, 1988 Revision (AACR2R).

AACR2R tetap menggunakan prinsip dan panduan pada AACR2 hanya saja terdapat perbedaan mengenai deskripsi beberapa jensi material, misalnya berkas komputer (bab 9). Bagian II (Tajuk, judul seragam, dan rujukan) mengalami perubahan, khusus menyangkut pseudonim, nama geografi, tajuk untuk beberapa bawahan badan korporasi serta judul seragam untuk musik.

AACR2R mengadakan 2 perubahan utama menyangkut konsep kepengarangan. Identitas bibluiografis terpisah (pengarang tunggal yang menggunakan 2 identitas atau lebih) ditetapkan pada tajuk masing-masing di katalog. Peraturan 22.2B2 AACR2R memerintahkan pengatalog untuk memiklih 2 tajuk atau lebih bagi seorang pengarang yang menggunakan sebuah bentuk namanya (misalnya nama sesungguhnya) untuk satu jenis karya dan nama lain (misalnya sebuah nama samaran) untuk jenis karya lain.

AACR2R  (2002)

Anglo-American Cataloguing Ruules, 2nd ed.,  2002 reviision. Prepared under the direction of the Joint Steering Committee for Revision of AACR, a committee of: the American Library Association,  the Australian Committee on Cataloguing, the British Library, the Canadian Committee on Cataloguing, theChartered Institute of Library and Information Professionals, , the Library of Congress. . Chicago: American Library Association, 2002.

Diedarkan pada tahun 2002 mencakup perubahan signifikan pada amandemen 1999, 2001 dan 2002. Perubahan yang terjadi menyangkut :

  • Bab 3 Materi Kartografis. Berupa adanya peraturan tambahan mengenai deskripsi materi kartografis dalam bentuk elektronik.
  • Istilah “Serials” diganti menjadi “Continuing Resources”, kini mencakup :
  1. terbitan yang diedarkan berurutan (misalnya terbitan berseri atau serials
  2. sumber tambahan yang masih berlangsung, misalnya lembaran lepas sebagai upaya pemutakhiran, peremajaan situs Web.
  3. beberapa kategori sumber finit/terbatas, misalnya cetakan ulang dari terbitan  berseri, karya berkarakteristik terbitan berseri namun memiliki durasi terbatas dan sumber pengintegrasi finit.
  • Amandemen 2001 menyangkut bab 9 Electronic Resources Istilah semula “computer file” diubah menjadi “electronic resource”.

Revision 2003 (AACR2R03) merupakan revisi kecil dilakukan pada beberapa bagian. Pada masa ini muncul konsep metadata (baca bab tentang metadata) yang sedikit banyak mempengaruhi konsep pengatalogan. Pada AACR2 revision, update 2004 terdapat beberapa perubahan kecil.

Mengapa AACR2 tidak dilanjutkan?

AACR2 mengatur deskripsi untuk 10 materi perpustakaan berupa (1) buku, pamflet dan lembar tercetak; (2) materi kartografik (peta, globe dsb); (3) manuskrip (ternasuk naskah tik); (4) music; (5) rekaman suara; (6) film dan rekaman video; (7) materi grafis (termasuk citra visual semua jenis); (8) sumber daya elektrponik; (9) artefak dan realia tiga dimensi (termasuk mainan anak, dolanan, dan objek yang dicaritemu) (10) bentuk mijro dan dan (11) serial (Intner dan Weihs, 2001).  Istilah serial kinidiganti dengan sumber berlanjut (continuing resources).

Koleksi perpustakaan tidak terbatas pada 11 materi di atas, kini koleksi sudah bertambah denganjenis publikasi baru serperti berkasPDF dan konten digital sementara materi baru itu tidak tercakup dalam AACR2. Secara umum keterbatasan AACR2 ialah :

  1. Keterbatasan konsel kelas materi tatkala mendeskripsi material yang memiliki lebih dari satu kelas material. Misalnya artikel dengan bentuk PDF.
  2. Perubahan dalam merekam data untuk menghemat ruangan dengan menggunakan singkatan serta perubahan tiga pengarang. Dalam AACR2 bila karya ditulis oleh 3 pengarang maka semuanya harus dimasukkan sebagai entri utama dan entri tamabahan, namun bila lebih dari 3 pengarang maka yang dimasukkan hanya satu pengarang disertai dengan keterangan et al. Pada RDS, pembatasan ruang dihilangkan serta tidak perlu penyesuaian. Perubahan ini memungkinkan perpustakaan menggunakan metadata dari penerbit atau objek digital tanpa mengubah data.
  3. Peraturan yang dianggap kurang cukyp untuk sumber berlanjut.

AACR2 juga dianggap memiliki bias Anglo-Saxon walaupu sudah diterjemahkan ke berbagai bahasatermasuk Bahasa  Indonesia. Standar baru diharapkan menggunakan prinsip yang ditrima secarainternasional serta tidak terbatas pada perpustakaan melainkan juga ke museum, arip dan penerbit (Cossham, 2009).

Maka perpustakaan membentuk prinsip baru yang menyediakan dasar untuk peraturan pengatalogan. Prinsip baru itu diwujudkan dalam FRBR dan FRAD.

AACR2 dan RDA

Dari uraian butir 6.5., hadirin melihat sebab mengapa AACR2 tidak dikembangkan menjadi AACR3, justru berubah menjadi Resource Description and Access (RDA), Tabel 1 menguraikan garis waktu perkembangan berbagai peraturan pengatalogan.

TENTANG Dunia Perpustakaan

duniaperpustakaan.com merupakan portal seputar bidang dunia perpustakaan yang merupakan bagian dari CV Dunia Perpustakaan GROUP. Membahas informasi seputar dunia perpustakaan, mulai dari berita seputar perpustakaan, lowongan kerja untuk pustakawan, artikel, makalah, jurnal, yang terkait bidang perpustakaan, literasi, arsip, dan sejenisnya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *