Implementasi Teknologi Informasi Sebagai Usaha Peningkatan Mutu Layanan Perpustakaan.

Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 6 No. 2 – Desember 2004

Abstrak

Peranan teknologi informasi di perpustakaan pada saat ini sangat dibutuhkan. Kehadiran teknologi informasi menyebabkan  pengelolaan informasi oleh pekerja di bidang informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat. Perpustakaan merupakan salah satu institusi yang bergerak dalam bidang pengelolaan informasi sangat memerlukan teknologi informasi.

Dengan adanya teknologi informasi dapat membantu pustakawan untuk mengerjakan tugas-tugas kepustakawanan secara lebih professional, dan memberikan dampak yang positif bagi perpustakaan yaitu dapat bermanfaat dan mendukung tugas-tugas perpustakaan.

Pada umumnya perpustakaan berbasis teknologi informasi terdiri atas beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras : server, modem, scanner, harddisk dll.
2. Perangkat lunak : database, indexing, internet, WB.
3. Sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai keterampilan di bidang tehnologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.
4. Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik.

Implementasi tehnologi perpustakaan dapat mengubah citra perpustakaan dari perpustakaan tradisional menjadi perpustakaan modern, dimana teknologi informasi akan menjadi pilar utama operasional perpustakaan, sehingga akhirnya kita mengenal istilah perpustakaan modern, seperti electronic library, digital library, cyber library, komputerisasi perpustakaan dan perpustakaan maya (virtual library).

Pendahuluan

Ledakan informasi (information explosion) dapat menyebabkan terjadinya peningkatan kebutuhan akan layanan informasi yang merupakan hal yang harus ada bagi (sin que non) manusia. Dengan adanya informasi maka ketidakjelasan yang dapat teratasi. Dewasa ini, perkembangan informasi yang sangat cepat menuntut pengelolaan yang lebih optimal.

Berkenaan dengan hal tersebut, peranan teknologi informasi (TI) di perpustakaan sangat dirasakan. Kehadiran TI menyebabkan pengelolaan informasi (TI) oleh pekerja di bidang informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat.

Pada dasarnya, teknologi informasi merupakan aplikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, penataan, simpan dan temu balik informasi, serta penyebaran informasi (American Library Association, 1983: 183) . Pengertian tersebut menekankan bahwa teknologi informasi merupakan kombinasi komputasi dan teknologi telekomunikasi berbasis mikro elektronik.

Teknologi informasi dapat mempengaruhi kegiatan suatu instansi. Teknologi Informasi dimanfaatkan untuk melakukan pekerjaan biasa dengan proses penyelesaian yang lebih cepat dan tepat seperti kegiatan rutin perpustakaan.

Di samping itu, teknologi informasi dimanfaatkan untuk mempermudah proses penyimpanan informasi dan mendorong terjadinya perubahan style institusi. Pola hidup seperti ini diharapkan dapat mendorong terjadinya masyarakat informasi (information society), yaitu masyarakat yang menganggap informasi merupakan kebutuhan utama.

Perpustakaan merupakan salah satu institusi yang bergerak di bidang pengelolaan informasi sangat memerlukan teknologi informasi. Dengan adanya teknologi tersebut dapat membantu pustakawan untuk mengerjakan tugas-tugas kepustakawanan secara lebih professional. Pada saat ini, teknologi informasi yang paling banyak dikenal di perpustakaan adalah teknologi komputer.

Manfaat komputer sangat besar dalam pelaksanaan otomasi perpustakaan, yaitu pemanfaatan perangkat komputer dan teknologi lain secara terpadu (integrated) pada berbagai aktivitas perpustakaan seperti penelusuran informasi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, sirkulasi dan administrasi.

Perpustakaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan perpustakaan. Otomasi perpustakaan dapat dilakukan secara bertahap yaitu tingkat pra jaringan, tingkat jaringan local (LAN), tingkat jaringan luas (WAN) dan tingkat global atau internet (Purnomo, 1999: 8-9).

Perpustakaan hendaknya menerapkan teknologi informasi. Hal ini disebabkan adanya peningkatan dan keragaman pekerjaa perpustakaan, kesulitan dana, keragaman kebutuhan pengguna perpustakaan, ketatnya persaingan layanan di bidang informasi, dan trend menuju masyarakat informasi. Semua kendala tersebut dapat diatasi dengan implementasi teknologi informasi di perpustakaan secara optimal.

Dari uraian tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa teknologi informasi memberikan dampak yang positif bagi perpustakaan yaitu dapat bermanfaat dan mendukung tugas-tugas perpustakaan. Namun demikian kehadiran TI dapat juga menjadi hambatan bagi pustakawan karena pengguna potensial mempunyai anggapan bahwa kebutuhan informasi dapat terpenuhi melalui penyediaan layanan  teknologi yang dimiliki di rumah atau di kantor lain tanpa harus ke perpustakaan. Untuk itu perpustakaan harus cermat menerapkan prinsip-prinsip optimalisasi pelayanan informasi.

Persepsi Teknologi Informasi dan Perkembangannya di Indonesia

Pentingnya teknologi informasi sudah disadari sejak tahun 1980 (Devargas, 1993: 1).  Kecenderungan tersebut ditandai dengan hadirnya personal computer (PC) yang awalnya dimanfaatkan untuk kegiatan tulis-menulis, penghitungan atau sejenisnya.

Pada saat sekarang manfaat PC terlihat juga pada komunikasi informasi berbasis TI seperti resource sharing, searching di internet dan sebagainya. Sebelumnya komunikasi informasi dilakukan secara atap muka, penyuluhan dan sejenisnya, namun dengan adanya perkembangan TI yang semakin maju maka komunikasi informasi dapat dilakukan melalui media eletronik (radio. Televisi), media cetak (Koran. Publikasi lainnya) dan media maya (virtual media) seperti Koran online, internet dan sejenisnya.

Perkembangan tersebut menunjukkan bahwa terjadinya gerakan inovasi teknologi yang begitu cepat. Inovasi teknologi tersebut cenderung mengarah kepada pengabungan beberapa teknologi dans sering dikenal dengan proses “konvergensi teknologi” yang terdiri dari telekomunikasi, komputer dan broadcast (communication, computing, content) atau sering disebut dengan istilah telematika (telekomunikasi=media-informatika).

Pada awalnya, teknologi informasi dipersepsikan dengan berbagai hal seperti alat yang besar dan mahal, bentuknya canggih atau modern (elit) dan sejenisnya. Namun dengan sosialisasi dan promosi yang gencar maka persepsi masyarakat terhadapa teknologi informasi semakin jelas.

Masyarakat mulai dari anak-anak sampai orang tua sudah mengenal dan menggunakan alat-alat berbasis TI seperti handphone, mobile remote, TV kabel, internet dan sebagainya. Gejala seperti menunjukkan adanya kesadaran masyarakat akan pentingnya TI dalam berbagai aspek kehidupan. Masyarakat diharapkan agar memilih dan memanfaatkan TI pada hal-hal positif.

Walaupun teknologi informasi telah berkembang pesat, namun perkembangannya di Indonesia masih belum sepesat di negara-negara maju. Data dari Paul Kinberly dalam Siregar (2004:3) menunjukkan beberapa indicator teknologi informasi di Indonesia yaitu :

• 2 juta pengguna internet (20 juta tahun 2010)
• 30-40 ISP aktif dari 140 yangmemperoleh izin
• 5,55 juta line telephone (3% jumlah penduduk)
• 1,8 juta telepon bergerak
• 2.500.000 komputer personel (PC)
• 187.000 wartel

Notodiprojo (2004:3) memberikan perbandingan penggunaan teknologi informasi di beberapa negara termasuk di Indonesia seperti dalam table berikut :
Digital Devide di Indonesia

Kondisi seperti di atas sangat erat kaitannya dengan kesiapan masyarakat Indonesia dalam menerima teknologi informasi. Di Samping itu, kebijakan pemerintah dalam pengembangan teknologi informasi di Indonesia seperti pembangunan infrastruktur dan kualitas TI masih belum merata sangat mempengaruhi kondisi itu.

Perpustakaan Bebasis Teknologi Informasi

Pada umumnya, teknologi informasi di perpustakaan terdiri atas beberapa komponen yaitu :

1. Perangkat keras seperti server, modem, scanner, harddisk, printer, CD Writer, CD-ROM, kamera digital, dan sebagainya.
2. Perangkat lunak seperti database, indexing, internet, WB, server dan sebagainya
3. Sumber Daya Manusia (SDM) yang mempunyai ketrampilan di bidang teknologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.
4. Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik

Walaupun spesifikasi alat yang dibutuhkan oleh perpustakaan seperti tersebut, namun dalam implementasinya tidak harus memerlukan keseluruhan alat di atas, mengingat dana yang di alokasikan perpustakaan masih minim. Untuk itu dalam pengembangan teknologi informasi di perpustakaan dapat melalui beberapa tahap yaitu komputerisasi perpustakaan, pengembangan koleksi elektronik, penyediaan sarana dari sumber internet dan koperasi dengan organisasi perpustakaan local dan luar negeri (Siregar, 2004:5)

Implementasi teknologi informasi di perpustakaan dapat mengubah citra perpustakaan. Dahulu kita sering mengenal istilah “perpustakaan adalah tempat buangan”, “pustakawan adalah hanya seorang penjaga rak saja”, dan sejenisnya, namun dengan adanya teknologi tersebut citra perpustakaan jadi berubah, dalam hal ini, kondisi perpustakaan dulu (tradisional) lambat laun berubah menjadi perpustakaan modern, dimana teknologi informasi menjadi pilar utama operasional perpustakaan, sehingga akhirnya kita mengenal istilah perpustakaan modern seperti electronic library, digital library, cyber library, komputerisasi perpustakaan dan perpustakaan maya (virtual library).

Perpustakaan digital (digital library) memfokuskan pada penyediaan layanan bahan pustaka full text berformat digital dan bahan multi media berbasis web atau CD sedangkan cyber mengacu kepada kehidupan maya dalam jaringan komunikasi global. Dari semua istilah tersebut di atas dapat dikatakan bahwa teknologi informasi merupakan tulang punggung (backbone) bagi perpustakaan modern.

Beberapa manfaat teknologi informasi bagi perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :

• Melalui teknologi informasi, akses menjadi sangat mudah, cepat dan tidak mengenal batas jarak dan waktu
• Akses content menuju on-line
• Adanya perubahan pola dan paradigma pengelolaan perpustakaan yang selalu menekankan pada efisiensi dan kecepatan pelayanan
• Adanya koleksi elektronik seperti CD-ROM, E-Journal dan sejenisnya,
• Adanya sarana barcode, maka peminjaman koleksi secara fisik akan dapat di proses dengan cepat.
• Koleksi fisik lebih terjamin karena adanya sensor elektronik

Menurut Henderson (1992) dalam Sulistyo (1998:3) manfaat teknologi informasi.
Bagi pemakai perpustakaan adalah (1) menyediakan akses yang cepat dan mudah (2) menyediakan akses bagi pemakai selama 24 jam bila TI dioperasikan selama 24 jam, (3) menyediakan akses pada informasi yang tidak terbatas dari berbagai jenis sumber (4) menyediakan informasi yang lebih mutakhir (5) menyediakan data dari berbagai sumber.

Perpustakaan berbasis teknologi informasi sangat tergantung juga pada faktor pendukung seperti dukungan internal, alokasi anggaran, volunteer dan bantuan-bantuan dari pihak terkait. Untuk itu faktor pendukung harus dapat berperan secara optimal dalam implementasi teknologi informasi di perpustakaan.

Pustakawan dan Teknologi Informasi

Salah satu kendala dalam implementasi teknologi informasi di perpustakaan adalah mengenai sumber daya manusia (SDM) perpustakaan. Kondisi SMD perpustakaan di Indonesia pada umumnya adalah secara kulaitas dan kuantitas masih terbatas, tidak merata dan kurang adanya kreativitas dan keinginan untuk menekuni profesi secara mendalam.

Sementara itu, perpustakaan berbasis teknologi informasi menuntut SDM (pustakawan) yang memiliki keterampilan di bidang database, aplikasi perpustakaan, internet, jaringan serta pengelolaan komputer. Untuk menjaga kualitas SDM , maka pustakawan sebagai pengelola perpustakaan harus mempunyai persepsi dan meyakini bahwa TI merupakan bagian penting dalam pengelolaan perpustakaan.

Berkenaan dengan hal tersebut di atas, maka pemberian pendidikan dan pelatihan (Diklat) tentang teknologi informasi sangat perlu dilakukan. Tujuan pelatihan atau lokakarya implementasi teknologi informasi di perpustakaan adalah :

• Untuk memberikan informasi tentang pentingnya teknologi informasi bagi perpustakaan
• Untuk menyediakan akses informasi yang diperlukan bagi kegiatan pendidikan dan penelitian di perpustakaan.
• Untuk mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan.
• Untuk meningkatkan pelayanan dan fungsi tenaga perpustakaan

Dengan pemberian pelatihan atau lokakarya diharapkan staf perpustakaan mengenai teknologi informasi menjadi meningkat. Di samping itu, dengan adanya pelatihan atau lokakarya itu, minat para staf terhadap aplikasi teknologi informasi menjadi tinggi, serta adanya citra (image) pustakawan modern meningkat.

Peningkatan Mutu Layanan Perpustakaan Melalui Teknologi Informasi

Keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan layanan yang diberikan kepada pemakai. Layanan perpustakaan sebenarnya merupakan suatu proses aktivitas yang mencakup perencanaan, implementasi dan monitoring. Efektifitas layanan harus diukur dalam konteks sejahu mana layanan dapat memuaskan pemakainya bukan sekedar seberapa banyak yang dapat di raih (Bawden, 1990 : 49). Pada umumnya, pemakai akan merasa puas jika kebutuhan informasinya terpenuhi (Wilard, 1983 : 41).

Layanan perpustakaan akan semakin bermutu jika tingkat keterpakaian koleksi dan kepuasan pemakai semakin meningkat. Oleh karena itu, agar mutu layanan perpustakaan meningkat, maka pengelola perpustakaan harus dapat merespon kebutuhan pemakai.

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, maka perpustakaan sangat perlu mengimplementasikan TI secara terpadu (integrated) pada berbagai aktifitas perpustakaan untuk mencapai layanan prima. Berbagai kegiatan yang dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan antara lain pengelolaan koleksi, pengolahan data perpustakaan, seleksi dan akuisisi, system sirkulasi dan informasi serta kajian pemakai disamping katalog berbasis web, penelusuran bahan pustaka (OPAC) statistik dan sebagainya.

Sasaran teknologi informasi dalam meningkatkan mutu layanan adalah akses yang mudah, cepat dan akurat melalui jaringan telekomunikasi (LAN, WAN, Internet) baik internal maupun eksternal (pemakai). Di samping itu penyediaan jaringan dari sumber elektronik berupa teknologi digital bagi pemakai akan mempercepat terbentuknya masyarakat informasi.

Menurut Siregar (2004 : 6), isu-isu managemen teknologi informasi yang penting dalam peningkatan mutu layanan perpustakaan adalah skill telemanaging koleksi, hindari  kepemilikan data sendiri, kemitraan, lisensi, intellectual property dan pengembangan system. Ke semua isu manajemen tersebut hendaknya dijadikan pedoman untuk pengembangan TI perpustakaan.

Penutup

1. Kesamaan perpsepsi dan pandangan antar pengelola perpustakaan dan pihak terkait seperti pimpinan institusi, pemerhati dan pengguna perpustakaan tentang teknologi informasi sangat perlu dilakukan, karena pemahaman tersebut dapat mendorong kita semua untuk memacu diri aktif sebagai pelaku dalam perkembangan teknologi informasi perpustakaan.

2. Untuk mewujudkan masyarakat yang haus akan informasi atau yang sering dikenal dengan masyarakat informasi (information society), maka evolusi teknologi informasi pasti akan terus terjadi, untuk itu persiapan dan adaptasi diri sangat penting dilakukan agar kita tidak menjadi “gagap teknologi”.