Pengertian Arsip dan Kearsipan

Ari Suseno Arsip 2 Comments 20,196 Views

Dunia Perpustakaan | Pengertian Arsip dan Kearsipan | Tulisan ini akan membahas secara lengkap terkait dengan Arsip, Mulai dari Pengertian, dan yang terkait lainya.

Dahulu, orang Inggris yang bekerja pada suatu instansi atau organisasi menyatukan arsip atau warkat dengan menggunakan tali dan benang. Maka dari itu arsip sendiri berasal dari bahasa Inggris dengan istilah “file” yang berasal dari kata “filum” yang memiliki arti tali dan benang.

Dalam menjalankan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan perkantoran, perusahaan sangat memerlukan data yang lengkap. Tujuanya, sebagai sumber informasi dan juga dapat menunjang pekerjaan tersebut. Data itu disebut dengan arsip yang memuat berbagai macam informasi yang berkenaan dengan perusahaan.

Kata Arsip berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang memiliki definisi yaitu: fungsi atau kekuasaan hukum. Kemudian arti arsip sendiri dalam bahasa Inggris “Archives” yang memiliki definisi yaitu: tempat atau dokumen.

Dengan demikian definisi tentang “Archives” ini dikemukakan oleh Schllenberg sebagai kumpulan surat-surat atau dokumen-dokumen sedangkan “Archeval Institution”, diartikan sebagai Kearsipan.

Berikut ini ulasan lengkap terkait dengan

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip

Arti dari arsip ialah“ Segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya”.

Pengertian Kearsipan

Kearsipan ialah “Tata cara pengurusan penyimpanan warkat, menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali”.

Pengertian Arsip menurut para Ahli

#1. Drs. Sutarto

Menurut Drs. Sutarto, yang dimaksud Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat”.

#2. Wursanto

Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.

#3. The Liang Gie

Menurutnya, Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

#4. Sularso Mulyono

Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran,

Dalam Kamus, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Jenis Arsip

Berdasarkan Undang – Undang No. 7 tahun 1971 yang berisi terkait dengan Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifatnya, arsip di bedakan menjadi dua jenis:

#1. Arsip Dinamis

Yang dimaksud dengan Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya.

#2. Arsip Statis

Dimaksud dengan Arsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi.

Unsur Arsip

Pada dasarnya, Arsip memiliki beberapa unsur, diantaranya yaitu,

– Arsip memiliki unsur berbentuk informasi yang terekam

– Unsur bentuk media yang nyata, yaitu dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar

– Arsip memiliki unsur fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan bukti (evidence) dengan legalitas tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan dan bisnis.

Pengertian Warkat

Pengertian Warkat ialah: Setiap catatan tertulis, bergambar atau terekam yang berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal-hal yang dibuat untuk membantu ingatan”.